Eine Veranstaltung, ein Ansprechpartner für die Technik
Ein Online-Bürgerdialog hat viele Teile: eine Seite, auf der Teilnehmende ankommen, ein Livestream, der stabil läuft, ein Chat, in dem Fragen gestellt werden, und jemand, der diese Fragen so aufbereitet, dass die Moderation sie sinnvoll stellen kann. Wir liefern das als Paket. Sie kümmern sich um Inhalte, Referenten und Moderation, wir um alles, was mit Technik zu tun hat.
Entstanden ist das Angebot aus Bürgerinformationsveranstaltungen zu Infrastruktur- und Bauprojekten, bei denen Anwohnende und die interessierte Öffentlichkeit informiert werden sollen und Fragen stellen können. Dasselbe Verfahren setzen wir für Mitarbeiterversammlungen, Informationsabende und Fachvorträge ein.
Was im Paket enthalten ist
- Landingpage mit Livestream und Chat, bereitgestellt vor dem Veranstaltungstag, damit Sie den Link in Einladungen und Pressemitteilungen nennen können. Der Chat wird zum vereinbarten Zeitpunkt freigeschaltet.
- Livestream mit Bildregie: Referenten und Moderation sitzen in ihrer gewohnten Videoumgebung, z. B. Microsoft Teams. Die Präsentation läuft in einer eigenen Umgebung auf Basis von BigBlueButton, in der Referenten und Moderation selbst Seiten umschalten, zoomen, zeigen und markieren können. Unsere Regie schneidet Präsentation und Sprecherbilder zu einem Stream zusammen und liefert ihn über einen Streamhoster in Deutschland aus.
- Chat ohne Hürden: Der Chatverlauf ist ohne Anmeldung sichtbar, zum Mitschreiben reicht ein Name oder Alias. Es gibt keine Sprechfunktion für Teilnehmende, dadurch bleibt die Veranstaltung steuerbar.
- ChatCluster für die Co-Moderation, exklusiv für Ihre Veranstaltung eingerichtet: Fragen in Echtzeit sichten, nach Themen bündeln, bearbeiten oder löschen und der Moderation in einem eigenen Client aufbereitet zuspielen. Auf Wunsch schon im Vorfeld geöffnet, damit Fragen vor dem Termin eingehen.
- Generalprobe für Moderationsbackend, Clustertool, Video und Ton, in der Regel eine Stunde vor der Veranstaltung ein gemeinsamer Technikcheck mit Referenten und Moderation.
- Bildregie und Support während der gesamten Veranstaltung, mit einer zusätzlichen Person als Vertretung, falls jemand ausfällt.
- Nacharbeit: Nutzerstatistik mit zeitlichem Verlauf der Teilnehmerzahlen, Chatverlauf als Excel-Datei, Aufzeichnung als Videodatei über einen Cloudservice und auf Wunsch ein Transkript in Textform.
Bei Veranstaltungsreihen, etwa mehreren Terminen zu einem Projekt, erhält jede Veranstaltung ihren eigenen Chatcluster. Alle Daten, vom Chat bis zur Aufzeichnung, liegen auf Servern in Deutschland.
Warum Fragen gebündelt werden müssen
Bei einer Bürgerinformation mit einigen hundert Teilnehmenden kommen schnell mehr Fragen zusammen, als in der Veranstaltung beantwortet werden können. Viele davon betreffen dasselbe Anliegen in anderen Worten. Wer das live im Chat mitlesen und gleichzeitig moderieren soll, verliert den Überblick.
Deshalb trennen wir die Rollen. Die Co-Moderation arbeitet in ChatCluster: Sie liest die Beiträge, fasst gleiche Anliegen zu einer Frage zusammen, ordnet sie Themen zu und reicht sie weiter. Die Moderation sieht in ihrem Client nur die aufbereiteten Fragen in der Reihenfolge, die die Co-Moderation vorgibt, und stellt sie den Referenten. Teilnehmende merken, dass ihre Frage angekommen ist, auch wenn sie mit anderen zusammengefasst wurde.
Hybridveranstaltungen
Wenn ein Teil des Publikums im Saal sitzt, binden wir das Saalbild in den Stream ein und führen Fragen aus dem Saal und aus dem Chat in derselben Moderationsansicht zusammen. Die Technik im Saal, also Mikrofone, Kameras und Beschallung, ist nicht unser Fachgebiet. Dafür arbeiten wir mit Ihren eigenen Leuten oder Dienstleistern zusammen oder bringen Veranstaltungstechniker mit, die wir aus früheren Projekten kennen. Wir kümmern uns um die Schnittstelle: Wie kommt das Saalbild in die Regie, wie kommen Online-Fragen in den Saal.
Für wen das passt
Für Behörden, Kommunen und Projektträger, die über Bau- und Infrastrukturvorhaben informieren und der Öffentlichkeit Gelegenheit zu Fragen geben müssen. Für Unternehmen, die Mitarbeiterversammlungen oder Betriebsinformationen an mehrere Standorte übertragen. Für Verbände und Bildungsträger mit Vortragsreihen, bei denen das Publikum Fragen stellen soll, ohne dass die Veranstaltung aus dem Ruder läuft.
Die Software dahinter, ChatCluster, ist eine Eigenentwicklung von oxalis. Wir passen sie an, wenn eine Veranstaltung etwas Besonderes braucht, und wissen am Veranstaltungstag, wie alles zusammenspielt.